Lettre de recouvrement amiable : quelles sont les mentions à indiquer ?

Les caractéristiques d’une créance

Pour mettre en place une procédure de recouvrement amiable, votre créance doit répondre à trois conditions nécessaires : elle doit être certaine, liquide et exigible.

• Une créance doit être certaine : en d’autres termes, son existence doit pouvoir être prouvée. Cette preuve peut être apportée par un contrat signé par votre client où les tarifs sont clairement indiqués, ainsi que par une facture. Attention, un devis n’est pas une preuve suffisante que votre créance est certaine. La créance doit être fondée dans son principe et incontestable. Ainsi, une dette commerciale issue d’une commande génère une créance certaine.
• Une créance liquide doit pouvoir être précisément évaluée. Son montant doit être défini d’une façon très claire.
• Enfin, on définit comme exigible une créance qui est arrivée à échéance ; si la date limite de règlement est fixée au 1er avril, votre facture devient exigible à partir du 2 avril.

Si votre créance réunit ces trois caractéristiques, et si vous avez en votre possession les documents nécessaires pour le prouver, alors vous avez la possibilité de mettre en place une procédure de recouvrement en bonne et due forme, et d’envoyer à votre débiteur une lettre de recouvrement amiable.

La procédure à suivre pour un recouvrement amiable

Il existe trois types de procédure de recouvrement :

• Le recouvrement à l’amiable est le fait de demander à votre débiteur de régler votre dette en privilégiant le dialogue. Ce type de recouvrement doit suivre une procédure précise ; la lettre de recouvrement amiable, notamment, doit comporter des notions strictement définies pour être considérée comme valable. C’est à ces conditions que vous pourrez mettre en place, si nécessaire, l’étape suivante : le recouvrement judiciaire.
• Le recouvrement forcé, dit aussi recouvrement judiciaire, induit que vous saisissez la justice pour recouvrer votre créance. Là encore, il convient de suivre une procédure rigoureuse et de respecter scrupuleusement certaines étapes.
• Pour avoir la certitude de recouvrer vos créances, vous avez la possibilité de déléguer le recouvrement de créance à un tiers. Des sociétés comme le site Rubypayeur se chargent de prendre en charge pour votre compte la procédure de recouvrement. Une solution confortable et peu onéreuse (Rubypayeur facture au succès et demande la commission la plus basse du marché), qui permet de se centrer sur son cœur de métier en ayant la garantie d’obtenir le remboursement de ses dettes. Le recouvrement de créance pour le compte d’un tiers est une activité règlementée de façon très stricte, de façon à protéger le créancier.

Quelles rubriques dans la lettre de recouvrement amiable ?

La lettre de recouvrement amiable, également appelée lettre de mise en demeure de payer, doit obligatoirement comporter les points suivants :

• Le nom et les coordonnées de la société qui assure pour votre compte la procédure de recouvrement. Le courrier doit également indiquer que la société exerce une activité de recouvrement amiable.
• Votre nom et vos coordonnées
• L’expression précise du montant qui vous est dû, avec la distinction entre les différentes mentions : somme facturée/intérêts de retard.
• L’indication que le débiteur doit vous régler cette somme, et les modalités qu’il doit suivre pour honorer le règlement de ses dettes.
• La reproduction de l’alinéa 2 et 3 de l’article L. 111-8 du Code des Procédures Civiles d’Exécution : ces alinéas indiquent que « Les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier, sauf s'ils concernent un acte dont l'accomplissement est prescrit par la loi au créancier. Toute stipulation contraire est réputée non écrite, sauf disposition législative contraire.
  Cependant, le créancier qui justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer sa créance peut demander au juge de l'exécution de laisser tout ou partie des frais ainsi exposés à la charge du débiteur de mauvaise foi. »

Cette lettre de recouvrement amiable, couplée avec une procédure stricte d’envoi de sms et d’appels téléphoniques, suffit dans une grande majorité des cas à convaincre le débiteur d’honorer sa dette.